BAB 1 PENGENALAN MS. POWERPOINT

1. PENDAHULUAN

PowerPoint adalah bagian dari Microsoft Office yang berguna untuk membantu kita membuat presentasi dengan mudah. Pada bab ini akan dibahas mengenai bagaimana langkah-langkah pembuatan halaman-halaman presentasi, mengatur tampilannya dan memanfaatkan beberapa fitur yang ada untuk membuat presentasi yang menarik.

1.1    PENGENALAN LINGKUNGAN POWERPOINT

Gambar 1 dibawah ini adalah tampilan dari PowerPoint. Ditengah-tengah tampilan ini adalah yang disebut dengan slide, yaitu istilah PowerPoint untuk halaman yang akan ditampilkan pada audiens saat presentasi berlangsung. Di sekeliling slide adalah tool untuk memasukkan teks dan mendesain sebuah slide.
Gambar 2 adalah tampilan pada saat presentasi berlangsung. Pada tampilan ini yang akan nampak hanya slide-nya saja, tanpa ada tool-tool yang mengelilinginya.
Gambar 1a Tampilan PowerPoint

 Gambar 1b Tampilan PowerPoint


Gambar 2 Tampilan slide pada saat presentasi berlangsung

Untuk lebih memahami PowerPoint anda perlu mengetahui beberapa istilah yang ada, antara lain :
  • Presentasi: Sekumpulan slide, dari awal sampai akhir, yang akan ditampilkan pada audiens. Presentasi disebut juga “slide shows”. Presentasi disimpan dalam file presentasi (file .pptx).
  • Slide: Halaman yang anda ciptakan dengan PowerPoint. Pada saat presentasi berlangsung, slide akan ditampilkan pada layar satu demi satu.
  • Notes: Catatan yang dapat anda simpan yang hanya bisa dilihat oleh presenter.
  • Handout: Halaman yang berisi slide-slide dalam presentasi anda. Handout dapat anda cetak dan anda berikan kepada audiens.
Lingkungan PowerPoint terbagi menjadi beberapa bagian, yang dapat anda lihat pada Gambar 3. Berikut ini adalah penjelasan tentang bagian-bagian penting pada PowerPoint :
  • File tab: Pada tab ini anda dapat membuat file baru, membuka file yang sudah ada dan menyimpan presentasi, dan juga fungsi-fungsi manajemen file yang lain.
  • Quick Access toolbar: Toolbar yang berisi tiga tombol : Save, Undo dan Repeat.
  • Ribbon: Tempat dimana tab-tab berada.
  • Slides pane: Ini adalah panel dimana anda dapat melihat slide-slide yang telah anda buat.
  • Slide window: Tempat dimana slide anda ditampilkan. Scroll mouse anda untuk bergerak maju dan mundur dari satu slide ke slide lain.

Gambar 3 Bagian-bagian penting pada PowerPoint
  • Notes pane: Anda dapat membuat catatan yang hanya bisa dilihat oleh anda saja (presenter). Audiens tidak akan dapat melihat notes ini.
  • View buttons: Tombol-tombol yang dapat anda klik untuk berpindah ke beberapa mode antara lain, Normal, Slide Sorter, Slide Show dan Reading.
  • Zoom controls: Tombol untuk memperbesar dan memperkecil slide.

1.2    MEMBUAT PRESENTASI BARU

Saat anda membuka PowerPoint, secara otomatis anda akan dibuatkan sebuah presentasi kosong. Anda dapat langsung mulai mengisi presentasi ini dengan materi yang ingin anda sampaikan dan juga mendekorasi tampilan dengan menggunakan template. Berikut ini beberapa cara yang dapat anda lakukan untuk membuat sebuah presentasi :
  • Presentasi baru/kosong: Klik ganda pada icon Blank Presentation. Sebuah presentasi baru akan muncul. Anda dapat mengklik pada tab Design untuk memilih tema dan background untuk mengatur dekorasi presentasi anda.
  • Menggunakan template sebelumnya: Klik icon Recent Template untuk menggunakan template yang baru saja anda gunakan sebelumnya.

Gambar 4 Memulai PowerPoint

  • Menggunakan template yang tersedia: Klik icon Sample Template. Akan ditampilkan template-template yang sudah tersedia ketika anda menginstall PowerPoint.
  • Template yang tersedia secara online di situs Office.com: Masukkan kata kunci pada kotak pencarian, pastikan anda terhubung dengan internet, dan klik tombol Start Searching. Pilih template yang akan anda pakau kemudian klik ganda pada template tersebut untuk mendownload dan menggunakannya.

1.3    MEMBUAT SLIDE

Saat anda telah membuat presentasi baru, secara otomatis anda akan dibuatkan satu slide kosong, yaitu slide judul. Pada slide judul ini anda bisa menuliskan judul presentasi anda, nama presenter, dan sebagainya. Untuk menambahkan slide berikutnya dapat anda lakukan dengan beberapa langkah berikut ini :
  1. Klik satu slide pada slide pane yang terletak di sisi kiri.
  2. Pada tab Home, klik tombol New Slide, maka akan muncul slide baru dibawahnya. Anda juga bisa membuat slide baru dengan menekan tombol enter setelah memilih sebuah slide di slide pane.
  3. Untuk menghapus slide yang telah dibuat, pilih slide yang ingin anda hapus, kemudian tekan tombol Delete pada keyboard anda.
Ada beberapa cara cepat untuk menambahkan slide, antara lain :
  1. Membuat duplikat slide: Pilih slide yang ingin anda duplikat, pada tab Home, klik tanda panah pada tombol New Slide, kemudian pilih Duplicate Selected Slides.
  2. Menyalin slide: Pilih slide yang ingin anda salin, (atau tekan dan tahan tombol Ctrl pada keyboard kemudian klik beberapa slide untuk menyalin slide-slide tersebut) kemudian pada tab Home klik tombol Copy (atau tekan Ctrl + C). Kemudian pilih slide dimana anda ingin meletakkan salinan tadi dibawah slide tersebut, kemudian tekan tombol Paste (atau Ctrl+V).
  3. Mengambil slide dari file presentasi lain: Pilih slide dimana anda akan meletakkan slide dari file lain dibawahnya. Kemudian pada tab Home klik tanda panah pada tombol New Slide, pilih Reuse Slides. Akan terbuka form Reuse Slide. Tekan tombol Browse untuk menampilkan menu drop-down, plih Browse File. Pilih file presentasi yang ingin anda ambil slide nya, kemudian pilih slide yang ingin anda ambil.

1.3.1 MENGATUR LAYOUT SLIDE

Untuk mengatur penataan slide, anda bisa memilih layout slide. Layout slide adalah desain tampilan slide yang dapat membantu anda menata penempatan text, gambar, tabel, grafik dan sebagainya. Layout slide dapat anda ubah kapanpun, baik sebelum anda menambahkan slide baru ataupun sesudahnya.
Saat anda menambahkan slide, pilih layout slide yang sesuai dengan keinginan anda. Gambar 5 menunjukkan beberapa layout slide yang tersedia.


Gambar 5 Layout slide yang tersedia

1.4    MENGUBAH TAMPILAN POWERPOINT

Terkadang anda perlu mengubah tampilan PowerPoint untuk memudahkan anda dalam mendesain slide-slide presentasi. Berikut ini akan dibahas bagaimana cara mengubah tampilan PowerPoint sesuai kebutuhan. Beberapa tampilan itu antara lain Normal, Slide Sorter, Notes Page, Slide Show, Slide Master, Reading View, Handout Master dan Notes Master view.

1.4.1 MENGGANTI TAMPILAN

Dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
  • Melalui tombol View pada status bar: Tombol-tombol ini secara standar terletak di bagian kanan bawah, disini anda dapat memilih untuk mengganti tampilan menjadi Normal, Slide Sorter, Slide Show atau Reading View, seperti digambarkan pada Gambar 6.
  • Melalui tombol pada tab View: Pada tab View, klik tombol pada grup Presentation Views atau Master Views, seperti pada Gambar 6
Klik tombol pada status bar

Gambar 6 Mengganti tampilan PowerPoint

1.4.2 PENJELASAN TAMPILAN

Mode-mode tampilan pada PowerPoint memiliki tujuan masing-masing, antara lain :
  • Mode tampilan Normal/Slides untuk melihat slide: Pada tampilan normal anda dapat melihat slide-slide presentasi anda pada slide pane, memilih dan klik slide pada thumbnail untuk melihat slide tersebut.
  • Mode tampilan Normal/Outline untuk melakukan editing pada teks: Pada tampilan Normal, pindahkan pointer mouse anda pada slide pane, pilih tab Outline yang dapat anda temukan pada bagian atas slide pane. Mode tampilan Normal/Outline ini cocok untuk memfokuskan pembuatan presentasi pada isi dan kata-kata pada slide.
  • Mode tampilan Slide Sorter untuk memindah dan menghapus slide: Pada tampilan Slide Sorter ini anda dapat melihat thumbnail dari semua slide yang ada pada presentasi anda (gunakan Zoom slider untuk memperbesar atau memperkecil ukuran thumbnail). Mode tampilan ini memudahkan kita untuk menyusun urutan-urutan slide.
  • Mode tampilan Notes Page untuk membaca notes: Pada mode tampilan Notes Page ini anda dapat melihat notes yang telah anda tulis untuk membantu anda pada saat presentasi berlangsung. Anda juga dapat mengubah ataupun menambahkan notes baru disini.
  • Mode tampilan Reading View untuk memfokuskan pada tampilan slide: Pada mode tampilan Reading View ini, slide akan ditampilkan satu demi satu, namun masih ada tombol-tombol untuk berpindah ke mode tampilan yang lain. Mode tampilan ini berguna ketika anda ingin melihat hasil akhir dan memberikan sentuhan terakhir pada slide presentasi anda.
  • Mode tampilan Slide Show untuk mempresentasikan: Pada mode tampilan ini anda juga akan mendapati bahwa slide ditampilkan satu demi satu, akan tetapi slide ditampilkan secara penuh, tanpa ada tombol-tombol lain. Ini adalah tampilan presentasi anda yang akan dilihat oleh para audiens.
  • Mode tampilan Master View untuk mengatur konsistensi presentasi: Mode ini terdiri dari beberapa tampilan antara lain : Slide Master, Handout Master dan Notes Master. Mode tampilan ini bertujuan untuk melakukan manipulasi pada master styles, yaitu format tampilan yang mengatur penataan tampilan pada presentasi, handout dan notes. Anda bisa berpindah ke mode tampilan ini melalui tombol pada tab View.

1.4.3 MENAMPILKAN DAN MENYEMBUNYIKAN SLIDE PANE DAN NOTES PANE

Pada mode tampilan normal, slide pane akan ditampilkan pada sebelah kiri layar, dan notes pane ditampilkan pada bagian bawah layar. Terkadang anda tidak membutuhkan pane-pane ini lagi sehingga bermaksud untuk menyembunyikannya sementara. Untuk itu ada beberapa langkah umum yaitu) :
  • Menutup Notes pane: Pindahkan pointer mouse anda ke bingkai pembatas antara pane ini dengan tampilan yang lain, sampai pointer anda berubah menjadi dua tanda panah, kemudian klik kiri mouse anda dan tarik kebawah slide tersebut.
  • Menutup Slide pane: Klik tombol Close pada Slide pane.
  • Mengembalikan Slide dan Notes pane: Klik tombol Normal pada status bar dan View tab. Anda dapat juga mengarahkan ponter mouse anda pada bingkai yang membatasi tampilan ini dengan yang lain, sampai kursornya berubah menjadi dua tanda panah, kemudian menariknya ketengah layar.