BAB 1 INTEGRASI ANTAR APLIKASI OFFICE

A. MENGENAL INTEGRASI ANTARAPLIKASI OFFICE

Integrasi adalah adanya saling keterkaitan antarsubsistem sehingga data dari sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain. Sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem komputerisasi dan software aplikasi, baik secara fisik maupun fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari subsistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.

Secara umum, ada empat cara untuk mengintegrasikan aplikasi satu dengan lainnya.

1. Pemanggilan prosedur/function

Aplikasi yang akan melayani harus menyediakan mekanisme agar bisa dipanggil aplikasi lain

2. Messaging

Aplikasi saling terhubung satu sama lain dengan bertukar pesan

3. Sharing database

Pengirim dan penerima menggunakan database sebagai media pertukaran data. Pengirim menaruh datanya ke suatu tabel di database untuk kemudian dibaca oleh penerima

4. File transfer

File transfer adalah mekanisme yang format file dan struktur data di dalamnya sudah ditentukan. Demikian juga dengan lokasi penyimpanan file dan aturan penamaannya

Dari keempat cara integrasi diatas, pemanggilan prosedur/function dan file transfer merupakan cara yang sering digunakan dalam mengintegrasi sesama aplikasi Microsoft Office.

Antarprogram aplikasi Microsoft Office memungkinkan untuk dilakukan integrasi . untuk integrasi Word dan Excel kali ini, anda akan belajar menghubungkan antara Microsoft Word dengan Microsoft Excel dalam pembuatan biodata menggunakan mail merge. Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file, yaitu dokumen utama dan sumber data.

1. Dokumen utama merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama

2. Sumber data merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantinya akan dimasukkan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan Excel, Access, dan lain-lain.

Pada pembahasan kali ini anda akan membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Excel. Dengan menggunakan Microsoft Excel sebagai sumber datanya, pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah.

Biasanya mail merge digunakan untuk membuat surat massal. Namun pada pembahasan kali ini, anda akan memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata. Berikut langkah-langkahnya :

1. Buat File Sumber Datanya (Source Data)

Buatlah data yang anda ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan anda.

2. Buat Naskah Utamanya

Buatlah dokumen master pada microsoft Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang di-input dari Excel sebelumnya

3. Menghubungkan Dokumen Master (Word) dan Sumber Data (Excel)

a. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients lalu pilih Use Existing List...

b. Pilih dokumen escel yang berisi sumber data tadi.

c. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika anda mengerjakannya di sheet2, maka pilih sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row data contains column headers. Setelah itu klik OK.

d. Kedua file sudah terhubung, sekarang letakkan data pada masing-masing tempatnya.

e. Letakkan kursor dibagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama

f. Lakukan hal seperti itu untuk posisi data lainnya.

g. Nanti akan tampil field seperti gambar dibawah ini.

h. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Gunakan Index Number untuk melihat hasil pada data yang lain.

4. Menyimpan dan mencetak

Jika ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

a. Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel)

b. Print Documens, jika ingin mencetak langsung dokumen.

5. Tambahan Penting

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen Excel, kamu bisa meng-update data pada Word dengan cara berikut.

a. Klik Edit Recipients List

b. Klik file Data Source, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

untuk lebih jelasnya mari kita simak video berikut ini

B. MEMBUAT GRAFIK DI MICROSOFT WORD DAN EXCEL
1. Cara membuat grafik chart di Microsoft Word dan Excel
a. Nyalakan komputer anda
b. Klik Start – Microsoft Office – pilih Microsoft Word
c. Pilih tab Insert pada menu atas Microsoft Word
d. Pilih Chart dan pilih jenis (template) grafik, misal grafik batang (column)
e. Klik OK untuk membuat/mengedit grafik

f. Setelah klik tombol OK maka secara otomatis komputer anda akan membuka dua jendela (window), yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel seperti terlihat pada gambar berikut ini

g. Selanjutnya, ubah data input atau data grafik chart yang ada pada Microsoft Excel (lihat gambar sebelah kanan) sesuai dengan keperluan grafik anda maka tampilan grafik yang ada pada Microsoft Word (lihat batang pada gambar sebelah kiri) akan berubah secara otomatis mengikuti data yang anda masukkan disebelah kanan “Microsoft Excel”, misal grafik produksi, stok, dan pengiriman produk perusahaan.
• Ubah Category 1,2,3, dan 4 pada Microsoft Excel menjadi bulan (Januari, Februari, Maret, dan April)
• Ubah Series 1,2,dan 3 menjadi (Produksi, Pengiriman, dan Stok)
Lihat contoh gambar dibawah ini!

2. Menambahkan judul grafik pada Microsoft Word

Anda akan mempelajari cara membuat title atau judul pada grafik microsoft word dan Format Axis grafik. Berikut langkah-langkahnya

a. Masih di Grafik (Chart) Microsoft Word)

b. Klik Design kemudian pilih Chart Layout

c. Pilih Layout 1 atau Layout 2 untuk menambahkan title (Judul) pada grafik Chart

d. Edit atau sesuaikan judul Chart Title dengan judul grafik anda

3. Edit Format Axis grafik Chart pada Microsoft Word

a. Klik menu Design kemudian klik ikon Add Chart Element dan pilih Axis Title sehingga akan muncul submenu Primary Horizontal Axis Title dan Primary Vertical Axis Title

b. Klik ikon Axis Title lalu pilih Primary Horizontal Akan muncul seperti berikut ini

Ketik kata “Bulan” untuk menggantikan kata Axis Title

untuk lebih jelasnya mari kita simak video berikut ini

C. MEMBUAT HYPERLINK DI POWERPOINT KE WORD

Hyperlink pada PowerPoint yang banyak diketahui adalah hiperlink internal yang hanya menautkan antar slide satu sama lain. Akan tetapi, hyperlink eksternal juga dapat dilakukan, yakni membuat link keluar dengan program lain. Misalkan dengan Word, Excel, presentasi lain, foto, video, bahkan web.

Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara mudah tanpa menguras pikiran. Karena prinsip hyperlink adalah sama, hanya berbeda item yang dipilih untuk di link. Untuk membuat hyperlink di PowerPoint ke Word, langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Buka aplikasi PowerPoint lalu desain sesuai keinginan

2. Siapkan file Word yang akan dijadikan target untuk di link. Usahakan tidak terdapat kesalahan pada file Word yang akan dijasikan target link

3. Setelah itu klik kanann pada kata yang ingin dijadikan hyperlink dengan Word dengan memilih Hyperlink

4. Selanjutnya akan muncul menu pop up seperti pada gambar di bawah ini. Dari keempat pilihan yang terdapat pada menu tersebut, pilih Existing File or Web Pages. Setelah itu cari file Word yang ingin dilink lalu klik OK

5. Terakhir cek dengan cara tekan tombol Slide Show yang terdapat di pojok kanan bawah

Dengan menggunakan cara hyperlink dapat menjadikan presentasi terkesan lebih profesional. Selain itu dapat lebih menghemat waktu karena tidak repot untuk mencari file yang ingin ditampilkan. Cukup dengan menekan tombol yang sudah di link maka akan muncul dengan sendirinya