5. MEMBAWAKAN SEBUAH PRESENTASI

5.1 SEMUA TENTANG CATATAN

Catatan adalah penting untuk pembicara. Mereka tidak untuk banyak tak dibersihkan. Jangan ragu untuk menulis catatan untuk diri sendiri ketika Anda menyusun presentasi Anda.

Entering a note: Untuk memulai mencatat, mulai di Normal view, klik di Notes pane, dan mulai mengetik.

Editing notes in Notes Page view: setelah kamu telah mencatat beberapa catatan, alihkan ke Notes Page view dan editlah. Untuk mengalihkan ke Notes Page view, lihatlah View Tab dan klik tombol Notes Page.

Mencetak catatan anda: Pada File tab, pilih Print (atau tekan Ctrl+P).

5.2 BERLATIH DAN KESESUAIN WAKTU ANDA BERPRESENTASI

Berlatih lebih, lebih menyamankan anda memberikan sebuah presentasi. Ikuti langkah – langkah berikut untuk melatih sebuah presentasi, merekam panjangnya, dan merekam seberapa panjang masing – masing slide yang ditampilkan :

1. Pilih slide pertama di presentasi anda

2. Pergi ke Slide Show Tab

3. Klik tombol Rehearse Timings

Toolbar perekam, muncul dan mengalihkan ke Slide Show view

Memajukan ke slide selanjutnya

mencacat seberapa lama persentasi anda

4. Beri presentasi anda satu slide pada sekali waktu dan klik tombol selanjutnya pada toolbar perekam untuk berpindah dari slide ke slide.

Toolbar perekam memberi tahu anda seberapa lama masing – masing slide yang telah di tampilkan dan seberapa lama presentasi anda sejauh mana. Anda dapat melakukan tugas ini dengan toolbar perekam :

- Pindah ke slide berikutnya : klik tombol next

- Menghentikan rekaman: klik tombol Pause Recording untuk sementara menghentikan perekaman. Klik tombol Resume Recording untuk melanjutkan perekaman

- Mengulangi slide: klik tombol Repeat jika anda tiba-tiba binggung dan ingin memulai lagi dengan slide. Waktu slide kembali ke 0:00:00

5. Dalam kotak dialog itu Tanya apapun yang anda inginkan untuk tetap menjaga waktu slide, catat seberapa lama anda berpresentasi

Tidak presentasi anda terlalu lama atau atau terlalu singkat? Saya harap, seperti bubur bayi beruang, presentasi anda ternyata “benar”. Tapi jika terlalu lama atau singkat, anda harus sedikit bekerja untuk melakukannya. Anda harus membuktikan seberapa singkat atau lama it.

6. Dalam kotak dialog itu Tanya apapun yang anda inginkan untuk tetap menjaga waktu slide, klik Yes jika anda indin untuk melihat seberapa lama masing – masing slide masih nyala pada layar ketika beristirahat

Dengan mengeklik Yes, anda bisa pindah ke Slide Sorter view dan melihat seberapa lama setiap slide yang tersisa di layar.

5.3 MENAMPILKAN PRESENTASI ANDA

Dibandingkan dengan pekerjaan awal, memberikan presentasi dapat tampak seperti antiklimaks.

5.3.1 MEMULAI DAN MENGAKHIRI SEBUAH PRESENTASI

Disini ada beberapa cara yang berbeda untuk memulai presentasi dari awal:

- pada Slide Show tab, klik tombol From Beginning

- pilih slide yang pertama dan lalu klik tombol Slide Show view.

Anda dapat memulai sebuah presentasi di tengah – tengah dengan memilih sebuah slide di tengah dan lalu klik tombol Slide Show view atau akan Slide Show tab dan klik tombol From Current Slide

Disini ada beberapa cara untuk mengakhiri presentasi sebelum waktunya:

- Tekan Esc, Ctrl+Break

- Klik tombol Slide dan pilih End Show pada menu yang muncul. Tombol Slide terletak pada di kiri bawah pojok pada layar

- Klik- kanan dan pilih End Show di menu pintas.

5.3.2 BERPINDAH DARI SLIDE KE SLIDE

- Mengunakan tombol control slide: klik tombol slide control – Previous, Next-

- Klik tombol Slide: klik tombol ini dan buat sebuah pilihan pada menu shortcut

- Klik-kanan pada-layar: klik-kanan dan pilih sebuah pilihan navigasi pada menu shortcut

- Tekan sebuah shortcut keyboard: tekan satu dari angka-angka shortcut keyboard itu powerpoint menyuguhkan untuk berpindah dari slide ke slide

5.3.3 KE DEPAN (ATAU MUNDUR) DARI SLIDE KE SLIDE

Untuk ke depan dari satu slide untuk mengikuti slide pada presentasi, klik pada-layar. Setelah anda klik, slide selanjutnya muncul, jika semua berjalan lancer, dengan mengeklik hanyalah teknik yang anda butuhkan untuk mengetahui ketika memberikan sebuah presentasi untuk berpindah dari slide ke slide.

5.3.4 MELONCAT KEDEPAN ATAU KEBELAKANG KE SLIDE YANG SPESIFIK

Jika Anda merasa perlu untuk melompat maju atau mundur di beberapa slide di presentasi anda untuk dapat ke slide yang anda ingin tampilkan, itu dapat terselesaikan dengan cara ini:

- Entah klik tombol Slide atau klik kanan, pilih Go to Slide, dan lalu pilih sebuah slide di presentasi anda pada submenu.

- Tekan Ctrl+S. anda dapat melihat semua slide kotak dialog. Itu daftar semua slide di dalam presentasi anda. Pilih slide yang anda inginkan untuk menampilkan dan klik tombol Go To

- Tekan nomor slide yang anda inginkan pada keyboard anda dan lalu tekan Enter

5.4 TRIK MEMBUAT PRESENTASI DENGAN LINCAH SEDIKIT

Untuk membuat presentasi sedikit lincah, cabutlah sebuah pen dan gambar pada slide atau layar yang kosong.

5.4.1 MEMEGANG PENA ATAU STABILO DALAM PRESENTASI

ikuti instruksi ini jadi and dapat mengambar pada slide:

- Memilih sebuah bullpen atau stabile: PowerPoint menyuguhkan Pen untuk menulis pada slides dan Highlighter untuk menstabilo teks pada slide. Untuk memilih Pen atau Highlighter, klik tombol Pen dan pilih Pen atau Highlighter. Anda dapat juga mengklik-kanan, pilih Pointer Options, dan membuat sebuah pilihan pada submenu.

- Memilih warna untuk mengambar: setelah anda memilih Pen atau Highlighter, klik tombol Pen, pilih Ink Color, dan pilih warna pada submenu. Tekan Esc ketika anda selesai mengunakan Pen.

Gambar 15 Penggunaan Pen

5.4.2 MENYEMBUNYIKAN DAN MENGHAPUS TANDA BULPEN DAN STABILO

Ikuti instruksi berikut untuk menyembunyikan dan menghapus tan bullpen dan stabile:

- Menampilkan sementara atau menyembunyikan tanda: klik-kanan dan Screen-Show/Hide Ink Markup.

- Menghapus permanen tanda pada sekali waktu: klik tombol Pen dan pilih Eraser.

- Menghapus permanen semua tanda pada slide: tekan E atau klik tombol Pen dan pilih Erase All Ink on Slide

- Menghapus tanda yang telah anda beritahu PowerPoint untuk menjaga: seperti yang saya jelaskan pendeknya, PowerPoint bertanya di akhir presentasi itu anda mengambarkan atau menstabilo apapun yang anda inginkan untuk menjaga tanda. Jika anda memilih mereka, tanda menjadi bagian presentasi anda, dan anda tidak dapat menghapus itu dengan meng-klik dengan penghapus atau perintah Erase All Ink on Slide. Untuk membuang tanda ini nanti, pindah ke tab Review, buka daftar drop-down pada tombol Delete, dan pilih satu dari pilihan berikut:

- Delete All Markup on the Current Slide : menghapus tanda anda yang terbuat pada slide yang anda pilih

- Delete All Markup in This Presentation: menghapus tanda anda yang terbuat pada semua slide di presentasi anda

5.4.3 MENGKOSONGI LAYAR

Membuat semua layar menjadi semua hitam atau semua putih muncul.

Ikuti instruksi berikut untuk mengkosongkan layar pada saat presentasi:

- Layar hitam: tekan B atau klik kanan dan pilih Screen➪Black Screen.

- Layar putih: tekan W atau klik kanan dan pilih Screen➪White Screen.

untuk melihat PowerPoint lagi, klik pada layar atau tekan apapun pada keyboard.

5.5 MEMBAWAKAN SEBUAH PRESENTASI KETIKA ANDA TIDAK BISA HADIR DI TEMPAT

Sisa bab ini menjelaskan bagaimana untuk melakukan semua itu serta paket presentasi Anda sehingga orang yang tidak memiliki PowerPoint dapat melihat dan membuat video dari presentasi Anda

5.5.1 MENYEDIAKAN HANDOUT UNTUK AUDIENS ANDA

Handout thumbnail versi slide yang Anda cetak dan mendistribusikan ke penonton.

Gambar 16 Handout

Untuk membuat handout, pergi ke tab View dan klik tombol Handout Master.

- Orientasi Handout: pilih Potrait atau Landscape. Di mode Landscape, Halaman diaktifkan pada sisinya dan lebih panjang daripada tinggi.

- Orientasi Slide: pilih Potrait atau Landscape, meskipun saya tidak bisa memikirkan alasan yang baik untuk memilih Portrait.

- Slide-Per-Halaman: Buka daftar drop-down dan pilih seberapa banyak slide muncul pada masing-masing halaman.

- Header: pilih kotak cek Header dan tekan ke header pada frame teks untuk membuat header muncul di atas-kiri pojok dari semua halaman handout.

- Footer: piih kotak cek Footer dan tekan ke footer pada frame teks di kiri-bawah pojok pada halaman handout.

5.5.2 MEMBUAT PRESENTASI YANG BERJALAN SENDIRI

Presentasi yang berjalan sendiri, presentasi gaya kios adalah presentasi yang dapat berjalan secara otomatis. Anda dapat menjalankannya dari sebuah kios atau sekedar mengirimkannya kepada kolega Anda sehingga mereka dapat menjalankannya. Dalam sebuah presentasi yang berjalan sendiri, slide tampil satu demi satu pada layar tanpa Anda atau siapa pun harus menguasai presentasi tersebut slide demi slide terlebih dahulu. Saat presentasi selesai, dia akan memulai lagi dari slide 1.

5.5.2.1 MENSETTING POWERPOINT BERAPA LAMA MENAMPILKAN SLIDE PADA LAYAR

PowerPoint menawarkan 2 cara untuk mengindikasikan berapa lama Anda ingin menampilkan masing-masing slide pada layar:

· Mensetting waktu tampil secara manual: Ubah ke tampilan Slide Sorter dan masuk ke tab Transitions. Lalu hilangkan tanda cek pada menu On Mouse Click dan beri tanda cek pada menu After, seperti pada Gambar 17. Selanjutnya, setting PowerPoint untuk menerapkan waktu tampilan pada semua slide atau pilih waktu tampil berbeda-beda pada setiap slide:

Ø Semua slide dengan waktu tampil yang sama: Masukkan waktu tampil pada teks boks menu After dan klik tombol Apply to All Button.

Ø Setiap slide dengan waktu berbeda: Satu persatu, pilih setiap slide dan masukkan waktu tampil pada teks boks menu After.

· Mempelajari waktu presentasi: Pelajari waktu presentasi dan simpan durasinya. (Baca “Rehearsing and Timing Your Presentations.” Pada awal pembahasan bab ini). Pastikan untuk menyimpan durasi waktu slide setelah Anda selesai mempelajari slide tersebut. Dalam tampilan Slide Sorter, Anda dapat melihat berapa lama setiap slide tampil pada layar (Gambar 17).

Gambar 17 Rehearsing

5.5.2.2 MENSETTING POWERPOINT UNTUK BERJALAN SENDIRI

Sebelum Anda dapat mensetting presentasi untuk dapat berjalan sendiri, Anda harus mensetting PowerPoint bahwa Anda ingin melakukan hal tersebut. Presentasi yang berjalan sendiri tidak memiliki tombol pada bagian pojok kiri bawah layar. Anda tidak dapat mengklik layar atau menekan tombol untuk bergerak maju atau mundur menuju slide selanjutnya atau sebelumnya. Satu-satunya kontrol yang Anda miliki hanya dengan menekan tombol Esc (Menekan tombol Esc akan mengakhiri presentasi).

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat presentasi gaya kios, presentasi yang berjalan sendiri:

1) Pilih tab Slide Show

2) Klik tombol Set Up Slide Show

Akan tampil Set UP Slide Show dialog boks

3) Dalam Show Type, pilih Browsed at a Kiosk (Full Screen)

Saat Anda memilih pilihan ini, PowerPOint secara otomatis memilih cek boks menu Loop Continuously Until ‘Esc’.

4) Pastikan bahwa pilihan tombol Using Timings, If Present telah terpilih.

5) Klik OK

Selesai

5.5.3 MEMBUAT PRESENTASI YANG DIJALANKAN PENGGUNA

Presentasi yang dijalankan pengguna, atau interaktif adalah presentasi yang dapat dikontrol oleh pengguna. Pengguna memutuskan slide mana yang tampil selanjutnya dan berapa lama setiap slide akan tampil pada layar. Presentasi yang dijalankan user mirip seperti situs web. Pengguna dapat melihat-lihat slide satu-persatu selama yang mereka mau. Mereka dapat mengambil dan memilih apa yang ingin mereka lihat lebih jauh. Mereka dapat mundur dan melihat slide-slide yang telah mereka lihat sebelumnya atau kembali pada slide pertama dan memualai lagi.

Presentasi yang dijalankan pengguna ditampilkan pada tampilan Reading (klik tombol Reading View pada status bar untuk melihat bagaimana tampilan presentasi yang dijalankan pengguna). Sebuah taskbar muncul pada bagian bawah layar. Pada sisi kanan taskbar, pengguna dapat mengklik tombol Previous atau tombol Next untuk menuju dari slide satu ke yang lain. Mereka juga dapat mengklik tombol Menu untuk membuka sebuah menu pop-up dengan perintah untuk navigasi slide.

Cara lain untuk menolong pembaca menuju slide satu ke yang lain adalah dengan membuat tombol action. Sebuah tombol action adalah tombol yang dapa Anda klik untuk menuju ke slide lain pada presentasi Anda atau menuju slide yang telah Anda lihat. PowerPoint menyediakan 11 tombol action pada galery Shapes. Gambar 5-6 memperlihatkan beberapa tombol action dan dialog boks yang Anda gunakan untuk membuatnya.

Gambar 18 Tombol action

5.5.3.1 MENGGAMBAR TOMBOL ACTION

Setelah Anda menggambar sebuah tombol action dari galeri Shapes, Dialog boks Action Settings (Gambar ) muncul jadi Anda dapat mensetting PowerPoint menuju ke slide mana saat tombol action di klik. Piliih slide (atau master slide) yang membutuhkan action dan ikuti langkah-langkah berikut untuk menghias sebuah tombol action:
1) Pada tab Home atau Insert, buka galeri Shapes dan geser menuju kategori tombol action pada bagian bawah
2) Klik sebuah tombol action untuk memilih.

Pilih tombol yang paling baik untuk mengilustrasikan slide mana yang akan tampil saat tombol action diklik.

3) Gambar tombol pada slide.

Untuk menggambarnya, drag pointer secara diagonal. Dialog boks Action Setting (Gambar 18) muncul setelah Anda selesai menggambar tombol.

4) Pilih tab Mouse Over jika Anda ingin pengguna untuk mengaktifkan tombol saat menggerakkan pointer diatasnya, nukan mengkliknya.

5) Pilih tombol pilihan Hyperlink To.

6) Pada daftar Hypelink To, pilih sebuah action untuk tombol.

Anda dapat menuju ke slide selanjutnya, sebelumnya,slide pertama atau terakhir dalam presentasi, slide terakhir yang Anda lihat, atau menuju slide yang spesifik yang Anda inginkan.

Untuk membuat tombol action yang membawa pengguna pada slide spesifik yang dipilih, pilih Slide pada daftar. Anda dapat melihat dialog boks Hyperlink to Slide, yang berisi daftar setiap slide dalam presentasi Anda. Pilih sebuah slide dan klik OK.

7) Untuk memutar suara saat tombol action Anda diaktifkan, pilih cek boks Play Sound dan pilih suara pada daftar.

8) Klik OK pada dialog boks Action Settings.

Untuk mengetes tombol Anda, Klik kanan tombol tersebut dan pilih Open Hyperlink

Untuk mengganti aksi dari tombol action, pilih tombol tersebut lalu klik tombol Action pada tab Insert, atau klik kanan pada tombol action Anda dan pilih Edit Hyperlink. Pada dialog boks Action Settings, pilih sebuah action baru dan klik OK.

5.5.3.2 MEMBUAT PRESENTASI ANDA MENJADI PRESENTASI YANG DIJALANKAN PENGGUNA

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat presentasi Anda menjadi presentasi yang dijalankan pengguna:

1) Pilih tab Slide Show.

2) Klik tombol Set Up Slide Show.

Akan tampil dialog boks Set Up Show

3) Pilih tombol pilihan Browsed by an Individual (Window).

4) Klik OK

5.5.4 MENGEMAS PRESENTASI ANDA KE DALAM CD

Perintah mengemas dalam CD mengkopi presentasi ke dalam CD, sehingga Anda dapat membawa presentasi dalam perjalanan atau mendistribusikannya dalam bentuk CD. Dengan menggunakan perintah mengemas dalam CD, Anda dapat mendistribusikan presentasi bahkan kepada orang yang tidak memiliki PowerPoint. Seseorang yang tidak memiliki PowerPoint dapat mendownload PowerPoint Viewer, sebuah versi ringkas dari PowerPoint dengan semua perintah slide-show PowerPoint (tetapi tidak untuk perintah membuat slide presentasi).

Halaman ini menjelaskan masukan dan keluaran perintah mengemas dalam CD. Anda akan diajarkan bagaimana cara untuk mengkopi sebuah presentasi ke dalam CD atau berkas dan menjalankannya pada PowerPoint Viewer.

5.5.4.1 MENGEMAS PRESENTASI KE DALAM CD

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengkopipresentasi Anda dan PowerPoint Viewer ke dalam CD atau berkas:

1) Buka presentasi yang ingin Anda kemas.

2) Pada tab File, pilih Save & Send.

3) Pilih Package Presentation for CD, dan klik tombol Package for CD

Akan tampil dialog boks Package for CD seperti pada Gambar 19.

Gambar 19 Mengemas sebuah CD untuk distribusi

4) Masukkan sebuah nama untuk CD atau berkas pada teks boks Name the CD.

Nama yang Anda masukkan akan muncul sebagai nama CD jika Anda melihat CD pada Windows Explorer atau Computer, jika Anda mengkopi presentasi Anda ke dalam berkas, nama yang Anda masukkan akan dipakai pada berkas PowerPoint saat membuat file package presentation.

5) Buat kemasan CD dan kopikan ke dalam CD atau berkas dalam komputer Anda

Kopikan presentasi ke dalam folder jika Anda ingin mengirimnya melalui e-mail daripada mendistribusikannya menggunakan CD.

· Mengkopi ke dalam CD: Klik tombol Copy to CD

· Mengkopi ke dalam folder: Klik tombol Copy to Folder. Pada dialog boks Copy to Folder, klik tombol Browse, dan pada dialog boks Choose Location, pilih sebuah berkas untuk menyimpan berkas dimana Anda akan menyimpan kemasan presentasi. Lalu klik tombol Select dan klik OK pada dialog boks Copy to Folder.
6) Klik Yes pada boks pesan yang menanyakan apakah Anda ingin melampirkan konten link dalam presentasi.

Proses tersebut membutuhkan waktu beberapa menit untuk menyusun file-file dan mengkopinya ke dalam CD atau berkas.

Jika Anda mengkopi presentasi ke dalam CD, PowerPoint menanyakanapakah Anda ingin mengkopikan presentasi tersebut ke dalam CD yang lain atau tidak. Jika Ya masukkan CD kosong baru klik Yes.

5.5.4.2 MENJALANKAN KEMASAN PRESENTASI

Seperti pada Gambar 20, dialog boks AutoPlay muncul saat Anda meletakkan CD PowerPoint presentasi ke dalam pemutar CD pada komputer. Katakan pada orang yang menerima distribusi presentasi Anda bahwa mereka dapat menjalankan presentasi mulai dalam dialog boks dengan atau tanpa PowerPoint yang terinstal pada komputer mereka:

· PowerPoint (or PowerPoint Viewer) yang telah terinstal: Klik tombol Open Folder to View Files dalam dialog boks AutoPlay. Aplikasi komputer akan membuka CD tersebut untuk menunjukkan isinya. Klik ganda pada presentasi PowerPoint untuk mulai menjalankannya.

· PowerPoint belum terinstal: Klik tombol Rin Presentation Package dalam dialog boks AutoPlay. Sebuah web browser akan terbuka. Klik tombol Download Viewer untuk menuju Web Microsoft.com dan mendownload PowerPoint Viewer. Setelah selesai mendownload dan menginstal PowerPoint Viewer, Anda dapat menggunakannya untuk menjalankan presentasi tersebut.

Gambar 20 Menjalankan kemasan presentasi dalam CD

5.5.5 MEMBUAT VIDEO PRESENTASI

Cara lain untuk mendistribusikan sebuah video adalah merekamnya ke dalam bentuk file WMV (Windows Media Video) dan mendistibusikan file tersebut dalam bentuk CD, melalui e-mail, atau mempostingnya dalam internet. PowerPoint menyediakan perintah untuk membuat sebuah versi file WMV pada sebuah presentasi. Setiap aspek dalam presentasi PowerPoint, termasuk transisi, animasi, suara, video, dan narasi suara direkam ke dalam video presentasi.

Gambar 21 memperlihatkan sebuah versi WMV-file pada presentasi PowerPoint dijalankan pada Windows Media Player. Aplikasi ini merupakan bawaan dari sistem operasi Windows. Semua orang dengan komputer yang terinstal Windows dapat menjalankan versi WMV-file presentasi Anda dengan menjalankannya pada Windows Media Player.

Gambar 21 Melihat versi WMV-file presentasi PowerPoint

Sebelum membuat video presentasi Anda, pikirkan berapa lama Anda ingin tiap slide muncul pada laya. Anda dapat membuat tiap slide muncul untuk selama waktu yang Anda inginkan atau membuat semua slide muncul dalam waktu yang sama. Untuk memutuskan sendiri berapa lama tiap slide muncul, ubah ke tampilan Slide Sorter, pilih tab Transitions, dan untuk setiap slide, pilih cek boks After dan masukkan ukuran pada teks boks After.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat versi WMV-file presentasi PowerPoint:

1) Pada tab File, pilih Save & Send

2) Pilih Create a Video

Akan muncul jendela Create a Video

3) Buka daftar drop-down pertama dan pilih sebuah tampilan resolusi untuk video Anda

4) Buka daftar drop-down kedua dan pilih apakah akan menggunakan durasi dan narasi atau tidak

Pilihan Anda adalah ganda. Jika Anda merekam suara narasi untuk presentasi PowerPoint Anda, pilih pilihan kedua jika Anda ingin mempertahankan suara narasi dalam video.

· Jangan gunakan durasi rekaman dan narasi: Tiap slide tampil pada layar dengan durasi yang sama. Masukkan periode waktu ke dalam boks Seconds to Spend on Each Slide untuk mendeklarasikan berapa lama tiap slide muncul pada layar.

· Gunakan durasi rekaman dan narasi: Tiap slide muncul pada layar selama periode waktu yang telah terdaftar pada tab Transition.

1) Buka daftar drop-down kedua dan pilihPreview Timing and Narations.

Presentasi Anda akan dijalankan. Bagaimana menurut Anda? Itu adalah tampilan dan suara video Anda setelah Anda menyimpannya dalam bentuk WMV.

2) Klik tombolCreate Video

Dialog boks Save As akan muncul

3) Pilih sebuah berkas untuk tempat penyimpanan file WMV, masukkan sebuah nama untuk file tersebut. Dan klik tombol Save

Status bar pada bagian bawah PowerPoint menunjukkan progres waktu yang dibutuhkan untuk memprosesnya. Membuat video membutuhkan waktu beberapa menit, tergantung berapa besar file presentasi PowerPoint Anda dan berapa banyak animasi yang ada di dalamnya.

Komputer Manuluh

BAB 5 MEMBAWAKAN SEBUAH PRESENTASI